The RPD (refugee board) will send the “Designated Representative” (parent of a minor child in a family making a refugee claim) a letter setting out their responsibilities. The main text is reproduced below, in Spanish and English, and a formatted bilingual version is also available (see bottom of page).
As you are the parent or guardian of [name or names of minors] and have completed the Basis of Claim form on their behalf, the Refugee Protection Division (RPD) of the Immigration and Refugee Board of Canada recommends that you be appointed as their designated representative. As the designated representative, you must be 18 years of age or older, understand the nature of the proceedings, not have any interests that conflict with those of the minor claimant, act in their best interests, and attend any hearings or other proceedings related to the claim. No hearing date has been scheduled yet.
Como usted es el padre o tutor legal de [nombre o nombres de los menores] y ha completado el formulario de Base de la Reclamación (Basis of Claim form) en su nombre, la División de Protección de Refugiados (RPD) de la Junta de Inmigración y Refugiados de Canadá recomienda que se le designe como su representante designado. Como representante designado, debe ser mayor de 18 años, comprender la naturaleza del procedimiento, no tener intereses que entren en conflicto con los de los menores reclamantes, actuar en su mejor interés y asistir a cualquier audiencia u otro procedimiento relacionado con la reclamación. Aún no se ha programado una fecha para la audiencia.
Being the designated representative does not mean acting as counsel. The responsibilities of a designated representative include, but are not limited to:
Ser el representante designado no significa actuar como abogado. Las responsabilidades de un representante designado incluyen, pero no se limitan a:
- Deciding whether to retain counsel and giving instructions to counsel, if applicable;
Decidir si retener a un abogado y dar instrucciones al abogado, si corresponde; - Making other decisions regarding the case or assisting the minor claimant to make those decisions;
Tomar otras decisiones relacionadas con el caso o asistir al menor reclamante en la toma de esas decisiones; - Informing the minor claimant about the various stages and procedures in the processing of their case;
Informar al menor reclamante sobre las diversas etapas y procedimientos en el procesamiento de su caso; - Helping to get evidence to support the case and/or being a witness at the hearing if necessary;
Ayudar a obtener pruebas que respalden el caso y/o ser testigo en la audiencia si es necesario; - Protecting the interests of the minor claimant and putting forward the best possible case to the Division;
Proteger los intereses del menor reclamante y presentar el mejor caso posible ante la División; - Informing and consulting the minor when making decisions about the case; and
Informar y consultar al menor reclamante al tomar decisiones sobre el caso; y - Filing and perfecting an appeal to the Refugee Appeal Division, if applicable.
Presentar y perfeccionar una apelación ante la División de Apelación de Refugiados, si es aplicable.
For more information regarding the role and responsibilities of the designated representative, please consult the Designated Representative Guide:
https://irb-cisr.gc.ca/en/designated- representant/Pages/designated-representative-guide.aspx.
Para obtener más información sobre el papel y las responsabilidades del representante designado, por favor consulte la Guía del Representante Designado:
https://irb-cisr.gc.ca/en/designated-representative/Pages/designated-representative-guide.aspx.
If you refuse to act as the designated representative, you are required to inform the RPD of such refusal within 10 days of receipt of this letter. If no refusal is received within those 10 days, the RPD will assume that you accept the role and responsibilities of the designated representative.
Si usted se niega a actuar como representante designado, debe informar a la RPD de dicha negativa dentro de los 10 días posteriores a la recepción de esta carta. Si no se recibe ninguna negativa dentro de esos 10 días, la RPD asumirá que acepta el rol y las responsabilidades del representante designado.
If you have any questions, please contact the undersigned at the number below.
Si tiene alguna pregunta, por favor contacte al abajo firmante en el número que se indica a continuación.
Sincerely,
Sinceramente,
[Initials of a refugee board staff member and general refugee board phone number]
[Iniciales de un miembro del personal de la junta de refugiados y número general de la junta de refugiados]
